Voor de definitieve besluitvorming (na een jaar) wordt een reflectiedocument (is plan van aanpak) opgesteld (gerealiseerd eerste jaar en plan voor volgende jaren). Het reflectiedocument, opgesteld door het practoraat met instemming van de instelling, wordt voorgelegd aan de kwaliteitscommissie, die een advies opstelt voor het bestuur en beoordeelt op basis van een set criteria. Het bestuur neemt vervolgens een definitief besluit.